Je suis actuellement étudiante en DUT Gestion de l’Information et du Document dans les Organisation à l’IUT2 de Grenoble et j’effectue mon stage dans un cabinet de formation de managers. Le sujet de mon stage est la réorganisation de la pédagothèque de cette PME. En ce moment elle fonctionne avec Excel et des liens vers les fichiers Word, mais cela ne ma paraît pas la solution la mieux adaptée (problème de classement, et de plus en plus de documents). J’ai donc pensé à un logiciel de GED pour classer et retrouver les documents au mieux, seulement je ne connais pas du tout ce type de logiciel et souhaiterait avoir de plus amples informations sur ce type de logiciel (gratuit) avec des exemples. Les utilisateurs de la pédagothèque n’ont pas du tout de formation en documentation, il faut donc que le logiciel soit facile d’utilisation. Merci de votre réponse

Réponse apportée le 05/12/2010  par PARIS Bpi – Actualité, Art moderne, Art contemporain, Presse

Bonjour,

Ne connaissant pas l’étendue exacte de vos besoins, cette réponse est forcément assez générale.

Une remarque liminaire :
sauf si vous voulez simplement installer une petite application de gestion de courrier sur votre poste, il vous faudra certainement faire ou faire faire une étude préalable pour définir exactement vos besoins, bref un cahier des charges, (circuit de création et de diffusion des documents de l’entreprise, nombre de points de consulation et privilèges d’accès, pour éviter que tout le monde ait accès à tout). Il faudra certainement un stockage centralisé sur un serveur, avec accès à partir des postes clients autorisés, ce qui suppose, s’il n’existe pas déjà, l’installation d’un réseau interne (peut-être aussi externe à l’aide d’un extranet). Cela suppose en interne ou sous forme de prestation externe, la mise en place d’un suivi (formation des utilisateurs, installation, paramétrage, maintenance, politique de sauvegarde -la perte d’informations pouvant avoir des conséquences très graves pour une entreprise. Bref, selon le cas envisagé, ce travail préalable peut-être assez conséquent.

Cependant, si vos besoins sont plus limités, voici de quoi avancer par vous-même.

une bonne introduction (date un peu…) :
http//www.polen-mende.com/116-dossier-veille-gestion-electronique-documents.html

Quelques exemples de logiciels de GED, parmi beaucoup d’autres

— logiciels commerciaux payants (prix ? dépend des besoins du client) :

* Autoindexit
http//www.autoindexit.com/GED%20v4/logiciel-ged-autoindexit.htm

* Alfresco (usine à gaz)
http//www.alfresco.com/>

— logiciels libres et gratuits :

* Quotero
http//www.framasoft.net/article4688.html http//www.quotero.org/web/guest>

*Owl
http://owl.anytimecomm.com/

(beaucoup) d’autres pistes :
http//www.dmoz.org/World/Français/Informatique/Logiciels/Gestion/Documentaire/>

Voilà bon courage pour la suite.
Cordialement.

Eurêkoi – Bibliothèque publique d’information